1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Письмообращение образец заполнения стилистика и форма

Письмо министру с просьбой

Как написать письмо в министерство

Письмо можно написать в электронном виде. Как правило, для приема электронных сообщений (интернет-обращений) на сайтах государственных служб применяется специализированное программное обеспечение, в котором предусмотрены поля, которые нужно заполнить реквизитами.

Вам останется только изложить суть обращения в свободной форме.

Но всё же, не помешает, если вы будете придерживаться некоторых правил деловой переписки.

2 Правильно заполните реквизиты письма. В правом верхнем углу листа напишите наименование государственного органа, куда направляется обращение.

Как написать письмо обращение

Ваша главная задача — привлечь внимание адресата к своей проблеме, заставить его принять необходимое вам решение после прочтения этого послания. Аргументируйте свою позицию, по возможности подкрепляйте фактами, доказательствами.

В том случае, если ваше письмо-обращение является многоаспектным, соблюдайте последовательность изложения вопросов, просьб и т.д., не смешивайте все в кучу. Не лишним будет подчеркнуть важность ожидаемого от послания положительного результата.

2 Структура и композиция данной формы письма довольно стандартны.

Эффективное письмо-просьба за 5 шагов

Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц.

В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение: «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!» — — Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем?

Переходите на сайт и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем.

И с каждым днем примеров становиться все больше!

Письмо-просьба: образцы и примеры, правила составления

Печатайте его на фирменном бланке за подписью уполномоченного лица и с печатью (при наличии).

Отнеситесь ответственно к выбору шрифта, его размеру и расположению текста на странице.

Не пренебрегайте полями, красной строкой и абзацами.

Зачастую первое впечатление складывается именно при одном только взгляде на документ.Если вы пишете обезличенное письмо в адрес конкретной компании, то, скорее всего, оно попадет в приемную или канцелярию, затем к руководителю и в итоге к непосредственному исполнителю. Указывайте в «шапочке» текста правильное полное лучше всего добавить еще и юридический адрес.Как уже было сказано выше, оптимальным считается вариант с указанием конкретного адресата, то есть персонально адресованная просьба о помощи. Всегда старайтесь обращаться по имени и отчеству.

Например, «Уважаемый Александр Викторович!» или «Уважаемый господин Шварц!».

Обращения граждан и организаций

Размер файлов вложения не может превышать 5 Мб.

Для вложений допустимы следующие форматы файлов: txt, doc, docx, pptx, xlsx, rtf, xls, pps, ppt, pdf, jpg, bmp, png, tif, pcx, mp3, wma, avi, mp4, mkv, wmv, mov, flv, odt, gif и pub. Иные форматы не обрабатываются в информационных системах Аппарата Правительства Российской Федерации.

  • По причинам технического характера может быть не рассмотрен текст:
    1. написанный по-русски с использованием латиницы;
    2. не разбитый на предложения.
    3. набранный целиком заглавными буквами;
  • Обращение не принимается к рассмотрению, если оно:
    1. не адресовано Правительству Российской Федерации или Аппарату Правительства Российской Федерации;
    2. не содержит конкретных заявлений, жалоб, предложений или запросов.

      Письмо-обращение: образец заполнения, стилистика и форма

      Основная задача человека – привлечь внимание получателя и заинтересовать своей проблемой. Необходимо, чтобы адресат тут же принял решение после прочтения послания.

      Очень весомым должно получиться письмо-обращение.

      Образец представляет собой текст, в котором четко высказана позиция автора, аргументирована не одним фактом и доказательством.

      Необходимо последовательно излагать свои вопросы и просьбы. Все смешивать в единую кучу не стоит.

      И, конечно, в конце следует подчеркнуть то, насколько важно это послание.Этот аспект также имеет большое значение.

      Композиция важна в случае, когда составляется письмо-обращение.

      Письмо-просьба

      Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.

      Правила составления письма-просьбы

      Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:

      Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

      Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:

      • сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
      • причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
      • ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
      • цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).

      Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

      Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

      Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

      Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

      Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.

      Инструкция по составлению письма-просьбы

      Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

      Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

      Как отправить письмо

      Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.

      Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.

      После отправления письма

      Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

      Примеры составления писем-просьб с пояснениями

      Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.

      Письмо-просьба о выделении денежных средств

      Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

      От НКО «Помощь пенсионерам»
      Депутату Законодательного собрания
      Иванову И. И.

      Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

      Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.

      На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».

      С уважением, Петрова А. А.

      Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

      • Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
      • Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
      • Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

      Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

      Письмо-просьба о поставке товара

      Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

      Начальнику компании «ААА»
      Иванову И. И.
      От руководителя компании «БББ»
      Петрова Б. Б.

      Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.

      Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.

      Наши контакты: (уточнить).

      С уважением, Борис Борисович.

      Письмо-просьба о предоставлении скидки

      Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

      Начальнику компании «Восток»
      Иванову И. И.
      От руководителя компании «Запад»
      Петрова Б. Б.

      Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.

      В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.

      Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.

      Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.

      С уважением, Борис Петров.

      В письме есть следующие важные пункты:

      • Объяснение необходимости скидки.
      • Указание точного размера скидки, сроков.
      • Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.

      Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.

      Письмо-просьба о снижении арендной платы

      Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

      Начальнику компании «Плюс»
      Иванову П. П.
      От руководителя компании «Минус»
      Петрова И. И.

      Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.

      За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.

      С уважением, Иван Иванович.

      В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.

      Письмо-просьба об оплате задолженности

      Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

      Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
      Иванову И. И.
      От руководителя компании «Где деньги»
      Сидорова П. П.

      Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.

      Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.

      С уважением, Петр Петрович.

      В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

      • Точная сумма долга.
      • Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
      • Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.

      В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.

      Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

      Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.

      Начальнику компании «Где деньги»
      Сидорову П. П.
      От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
      Иванова И. И.

      Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.

      На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:

      • 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
      • 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.

      Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.

      С уважением, Иван Иванович.

      Письмо-просьба оплатить за другую организацию

      Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

      Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
      Иванову И. И.
      От руководителя компании «Где деньги»
      Сидорова П. П.

      Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.

      С уважением, Петр Петрович.

      Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

      Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

      Директору компании «ААА»
      Петрову Б. Б.
      От общественной организации
      «Дарим добро»

      Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.

      Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.

      Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ

      С уважением, Иван Иванович.

      Подводя итог

      Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

      Официальное письмо ректору образец

      Related Articles

      База поставленных на учет авто

      Иск к страховой компании о взыскании страхового возмещения пожар

      Заключение комиссии в акте приема передачи основных средств

      Валентина Коренная статья была опубликована в журнале «КАДРОВИК» № 4 (апрель), Казахстан, Алматы — — Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма»! Вы можете пройти его в любое удобное время по адресу.

      Письмо ректору университета

      Ссадины лобной и затылочной части головызафиксированы в медицинской справке, выданной ему в Городской клинической больнице им.

      С.П. Боткина. По словам Бориса Дестена, его били под крики, которые он расценил как оскорбительные к его цвету кожи.
      Насколько мне известно, в данный момент милицией проводится доследственная проверка, направленная на выяснение причин и участников инцидента.

      Однако уже 12 мая был издан приказ №5/523а об отчислении Бориса Дестена Миссаму «за участие в инциденте 09 мая 2010 года, приведшем к драке на территории студенческого общежития», что заставляет усомниться в достаточной обоснованности такого скорого решения.

      После того, как Борис Дестен был отчислен из университета, его также выселили из общежития.

      Международная сеть по правам студентов

      Помните, важно повторить не только просьбу, но и выгоду, которая может быть получена от ее выполнения, причем она не обязательно должна быть материальной.

      Многие крупные компании охотно выступают в качестве спонсоров, инвесторов и занимаются благотворительностью.

      Достаточно лишь учесть все правила деловой переписки и некоторые нюансы.

      Предлагаем вам также изучить еще один пример. Пример Уважаемый Феликс Петрович! Ваше предприятие уже не первый год организует производственную практику студентов на предприятии, помогая им реализовать полученные в университете знания на практике.


      Вы как начальник отдела кадров являетесь лицом, заинтересованным в привлечении новых сотрудников, молодых и перспективных инженеров, высококвалифицированных специалистов.

      Как написать письмо обращение

      Письмо-просьба о снижении арендной платы Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации.

      Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время.

      Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.

      С уважением, Иван Иванович.

      Письмо-просьба

      Официальные письма-обращения на сегодняшний день приходится направлять для решения тех или иных вопросов в различные инстанции как гражданам, так и организациям. Адресованы они могут быть всевозможным чиновникам, депутатам, руководителям компаний и подразделений, вплоть до администрации президента. Как правило, носят они некоммерческий характер. Суть обращения может быть различна, но в большинстве случаев присутствует какая-либо просьба, реже — вопрос или предложение. Рассмотрим некоторые нюансы написания таких писем. 1 Данный вид писем предусматривает соблюдение всех правил деловой переписки, используйте официальный стиль изложения. Сначала еще раз обдумайте содержание текста, он должен быть понятным, логичным, четким, убедительным.

      Суть излагайте кратко, оптимальный размер письма — одна страница.

      Эффективное письмо-просьба за 5 шагов

      Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы.

      Кроме этого, можно использовать приемы, повышающие эффективность письма.

      Шаг 1. К кому Вы обращаетесь с просьбой? Обращайтесь к адресату персонально, лучше – по имени отчеству: «Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!» Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение. Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц.

      Письмо-обращение: образец заполнения, стилистика и форма

      Письмо пишется на фирменном бланке организации (если таковой имеется, а письмо пишется от имени организации), и должно содержать следующие блоки: — шапка .

      кому и от кого письмо — основная часть , включающая обращение, изложение непосредственно просьбы, подробное описание причин, почему эту просьбу нужно выполнить (чем более обоснованнее будет

      Ваша просьба, тем больше вероятность, что ее выполнят) — подпись, дата Как правило, в письмах-просьбах используются типичные фразы: Стиль письма должен быть официально-деловым, с соблюдением всех норм деловой переписки.

      Если просьб несколько, то лучше отразить их в одном письме-просьбе, а не писать под каждую просьбу отдельное письмо.

      Примеры письма-просьбы (основная часть письма): Обращаются к Вам жители поселка …. с населением … человек. В настоящее время в нашем районе нет провайдера, предоставляющего надежный высокоскоростной доступ в Интернет.

      Как составить письмо-просьбу?

      В обязательном порядке деловое письмо должно содержать контакты отправителя. Эти данные указываются для того, чтобы в случае необходимости у получателя письма была возможность связаться с отправителем просьбы напрямую. Скачать Образец письма-просьбы: pismo-prosba.doc [33 Kb] (cкачиваний: 8038) Письмо-просьба. Образец письма-просьбы Содержание Письмо-просьба — это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др.

      При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы.

      Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу — организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу. Как составить письмо-просьбу Письмо-просьба имеет структуру, схожую с общей структурой делового письма и по своей форме практически идентично письму-запросу.

      Письмо-просьба: образцы и примеры, правила составления

      Ее жанрово-тематический диапазон отличается широким разнообразием.

      Письмо-просьба — один из распространенных видов деловой корреспонденции.

      Необходимость написания подобных обращений может быть вызвана различными причинами, и перечислить их все не представляется возможным.

      Тем не менее, существует ряд особенностей, которые позволяют выделить данное письмо среди общего массива служебной документации. Официальное письмо с просьбой может представлять собой тактичный запрос или являться дипломатичным требованием по текущему вопросу. Оно служит для достижения конкретной цели автора и необходимо, чтобы побудить адресата к тем действиям, которые необходимы составителю письма-просьбы. Ситуаций, когда возникает необходимость составления письма-просьбы, особенно много в управленческой деятельности.

      Как правильно писать и оформлять деловые письма

      Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

      Бланк письма и оформление

      Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

      В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

      • название (и сокращённое наименование);
      • фактический и почтовый адреса;
      • адрес электронной почты;
      • контактные телефоны;
      • адрес сайта.

      Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

      Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

      • минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
      • если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
      • отдельно нумеруется каждое приложение;
      • в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
      • в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
      • в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
      • обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

      Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.

      Общие правила написания

      Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

      • вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
      • содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
      • резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

      Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

      Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

      Язык письма

      Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

      Несколько практических советов:

      • используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
      • чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
      • не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
      • избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
      • пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
      • избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
      • проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

      Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

      Особенности обращения к адресату

      Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

      1. Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
      2. Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
      3. При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

      В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

      • «С уважением,» «Искренне ваш»;
      • «С наилучшими пожеланиями»;
      • «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
      • «Всегда рады оказать вам услугу»;
      • и т. д.

      Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

      Этика делового письма

      Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.

      Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

      • «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
      • «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
      • «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

      В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

      Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

      Составление электронных писем

      Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.

      Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

      1. Позаботьтесь о том, чтобы ваш логин выглядел солидно или хотя бы адекватно. Director-ivanov@gmail.com– хорошо, zaichonok-vanya@mail.ru– плохо.
      2. Очень важно всегда заполнять поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно. Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины наверху. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
      3. Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
      4. Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
      5. Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное. Учитывайте это.
      6. Чем короче электронный месседж – тем быстрее на него ответят.
      7. Используйте только стандартные шрифты.
      8. Не злоупотребляйте выделением текста – к наиболее важным моментам можно применить «полужирный», но использовать разные цвета недопустимо.
      9. Никакого «капса». Никогда. Даже в подзаголовках. То же самое относится к дублированным знакам препинания.
      10. Разделяйте текст на абзацы с интервалами между ними (просто оставляйте пустую строку).
      11. К электронному письму можно приложить изображения или текстовые файлы. Дополнительные материалы и разъяснения, комментарии, развёрнутые подробные описания – всё это должно быть во вложенных файлах, но никак не в тексте письма.
      12. В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики. Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно. Конечно, в «бумажных» письмах их использовать нельзя.
      13. Обязательно ставьте подпись. В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.

      Предлагаем вам образец делового письма.

      Подводя итоги

      Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.

      Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

      • объективность;
      • краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
      • нейтральность тона изложения;
      • отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
      • отсутствие эмоциональных оценок;
      • чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.

      Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.

      Письмо министру с просьбой

      Как написать письмо в министерство

      Письмо можно написать в электронном виде. Как правило, для приема электронных сообщений (интернет-обращений) на сайтах государственных служб применяется специализированное программное обеспечение, в котором предусмотрены поля, которые нужно заполнить реквизитами.

      Вам останется только изложить суть обращения в свободной форме.

      Но всё же, не помешает, если вы будете придерживаться некоторых правил деловой переписки.

      2 Правильно заполните реквизиты письма. В правом верхнем углу листа напишите наименование государственного органа, куда направляется обращение.

      Как написать письмо обращение

      Ваша главная задача — привлечь внимание адресата к своей проблеме, заставить его принять необходимое вам решение после прочтения этого послания. Аргументируйте свою позицию, по возможности подкрепляйте фактами, доказательствами.

      В том случае, если ваше письмо-обращение является многоаспектным, соблюдайте последовательность изложения вопросов, просьб и т.д., не смешивайте все в кучу. Не лишним будет подчеркнуть важность ожидаемого от послания положительного результата.

      2 Структура и композиция данной формы письма довольно стандартны.

      Эффективное письмо-просьба за 5 шагов

      Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц.

      В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение: «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!» — — Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем?

      Переходите на сайт и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем.

      И с каждым днем примеров становиться все больше!

      Письмо-просьба: образцы и примеры, правила составления

      Печатайте его на фирменном бланке за подписью уполномоченного лица и с печатью (при наличии).

      Отнеситесь ответственно к выбору шрифта, его размеру и расположению текста на странице.

      Не пренебрегайте полями, красной строкой и абзацами.

      Зачастую первое впечатление складывается именно при одном только взгляде на документ.Если вы пишете обезличенное письмо в адрес конкретной компании, то, скорее всего, оно попадет в приемную или канцелярию, затем к руководителю и в итоге к непосредственному исполнителю. Указывайте в «шапочке» текста правильное полное лучше всего добавить еще и юридический адрес.Как уже было сказано выше, оптимальным считается вариант с указанием конкретного адресата, то есть персонально адресованная просьба о помощи. Всегда старайтесь обращаться по имени и отчеству.

      Например, «Уважаемый Александр Викторович!» или «Уважаемый господин Шварц!».

      Обращения граждан и организаций

      Размер файлов вложения не может превышать 5 Мб.

      Для вложений допустимы следующие форматы файлов: txt, doc, docx, pptx, xlsx, rtf, xls, pps, ppt, pdf, jpg, bmp, png, tif, pcx, mp3, wma, avi, mp4, mkv, wmv, mov, flv, odt, gif и pub. Иные форматы не обрабатываются в информационных системах Аппарата Правительства Российской Федерации.

    3. По причинам технического характера может быть не рассмотрен текст:
      1. написанный по-русски с использованием латиницы;
      2. не разбитый на предложения.
      3. набранный целиком заглавными буквами;
    4. Обращение не принимается к рассмотрению, если оно:
      1. не адресовано Правительству Российской Федерации или Аппарату Правительства Российской Федерации;
      2. не содержит конкретных заявлений, жалоб, предложений или запросов.

        Письмо-обращение: образец заполнения, стилистика и форма

        Основная задача человека – привлечь внимание получателя и заинтересовать своей проблемой. Необходимо, чтобы адресат тут же принял решение после прочтения послания.

        Очень весомым должно получиться письмо-обращение.

        Образец представляет собой текст, в котором четко высказана позиция автора, аргументирована не одним фактом и доказательством.

        Необходимо последовательно излагать свои вопросы и просьбы. Все смешивать в единую кучу не стоит.

        И, конечно, в конце следует подчеркнуть то, насколько важно это послание.Этот аспект также имеет большое значение.

        Композиция важна в случае, когда составляется письмо-обращение.

        Читать еще:  Как правильно просверлить отверстие в кафельной плитке
  • Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector